Conditions générales de vente
Les CGV “Séminaires et Groupes” sont différenciées des CGV “Mariage” dans l’intitulé de chaque point. Si aucune précision n’est apportée, la condition s’applique pour toutes les manifestations, sauf convention spéciale définie.
1. Tarifs
Les tarifs indiqués sur le devis s’entendent en euros, toutes taxes comprises (taux en vigueur à la date du devis). Toutefois, notre engagement porte uniquement sur le montant hors taxe, le taux en vigueur au moment de l’évènement sera appliqué sur la facture.
La taxe de séjour sera à régler en sus.
2. Garanties de réservation
La réservation n’est confirmée qu’à la date de réception du devis signé accompagné du versement d’un accompte, effectué obligatoirement par l’un des signataires des présentes conditions générales.
Un exemplaire signé des présentes conditions générales de vente doit également être retourné.
3. Garanties participants (uniquement pour les séminaires et les groupes)
La liste nominative des clients devra nous être adressée uniquement par écrit (mail) au plus tard 10 jours avant l’évènement. Toute annulation ou modification qui interviendrait après ce délai entraînera la facturation de la totalité du prix de la prestation.
L’absentéisme des participants du client ne peut faire l’objet d’une dérogation de cette dernière condition.
4. Le forfait de “réservation exclusive du Fort” (uniquement pour les mariages)
• mise à disposition des 40 gîtes du samedi 15h au dimanche 14h. Tout dépassement des horaires par le client doit faire l’objet d’une démarche préalable. Nous disposons d’une capacité maximale de 185 personnes en hébergement.
Pour des raisons d’hygiène et de sécurité, les animaux ne sont pas admis sur le site.
• mise à disposition du chapiteau (capacité maximale de 190 personnes) avec ses équipements présentés dans la brochure mariage ainsi qu’une caisse frigorifique de 9m². Le chapiteau et la caisse frigorifique sont disponibles à partir du vendredi 14h jusqu’au dimanche 17h. La mise en place du mobilier et de la décoration est à la charge du client.
• mise à disposition de la chapelle et de son mobilier présentés dans la brochure mariage. Le chauffage est en suppplément (0,60 centimes par kWh) et la mise en place du mobilier et de la décoration est à la charge du client.
• mise à disposition de la cour centrale avec éclairage et sonorisation possible sur demande.
5. Restauration (uniquement pour les séminaires et les groupes)
Le nombre de couverts pour chaque repas ainsi que ls choix des différentes prestations devront nous être communiqués définitivement 10 jouurs avant la date de la manifestation.
Respect des horaires annoncés pour la restauration : tout dépassement de l’horaire annoncé pour le service des repas sera facturé.
6. Prestataire extérieur (uniquement pour les mariages)
Pour toute intervention d’un prestataire extérieur avec un besoin de branchement électrique (DJ, traiteur…), le client doit s’acquitter des frais de mise à disposition et de raccordement de 160€ TTC.
7. Salles et matériel
Tout matériel manquant ou détérioré sera facturé sur la base de la valeur de remplacement ou de réparation payable à réception de la facture.
8. Respect du site et des extérieurs
Il est demandé de maintenir en l’état le site et de le restituer dans le même état qu’il a été confié au client.
Les zones fumeurs doivent être respectées et tenues propres. Les mégots ne doivent pas être jetés au sol, une pénalité correspondant au temps de nettoyage passé pourra être appliquée en cas d’abus constaté.
La gestion du parking doit être assurée par le client pour éviter tout risque d’accident et d’incident sur les extérieurs. La signalétique du parking doit être respectée (les places réservées au personnel du Fort ne doivent pas être occupées).
Pour des raisons d’hygiène et de sécurité, les animaux ne sont pas admis sur le site.
9. Responsabilité
En aucun cas, la SARL Fort Saint-André ne pourra être tenue pour responsable du fait de circonstances de force majeure.
10. Assurance (uniquement pour les séminaires et les groupes)
Le client s’engage :
• à être assuré en responsabilité civile avec une assurance couvrant tout dommage que pourraient subir dans l’établissement ou sur le parking (non gardé) les objets, effets ou matériels déposés par lui-même
• à prévoir un gardiennage à ses frais s’il s’agit d’objets de grande valeur
L’établissement décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature qu’ils soient (vols, dégradation…) et en particulier susceptibles d’atteindre les objets, effets ou matériels apportés par le client locataire.
10. Assurance (uniquement pour les mariages)
Le client doit souscrire à ses frais une assurance couvrant tout dommage direct ou indirect, que lui-même ou ses convives pourraient causer au cours de la manifestation et en particulier au matériel et immeuble mis à sa disposition : incendie, explosions (y compris risques locatifs), dégâts des eaux (y compris risques locatifs), dégradations des locaux et des matériels mis à la disposition du locataire, responsabilité civile familiale…
Il devra fournir une attestation d’assurance datée et signée par son propre assureur suivant suivant les modalités jointes une semaine avant l’évènement.
11. Conditions d’annulation (uniquement pour les séminaires et les groupes)
• jusqu’à 31 jours calendaires avant la date prévue de l’évènement : 30% de la prestation est dûe
• entre 30 et 15 jours calendaires avant la date prévue de l’évènement : 80% de la prestation est dûe
• 14 jours calendaires ou moins avant la date prévue de l’évènement : 100% de la prestation est dûe
11. Conditions d’annulation (uniquement pour les mariages)
• supérieure à 8 mois avant l’évènement : remboursement de 40% de l’acompte
• entre 8 mois et 90 jours calendaires : aucun remboursement de l’acompte
• entre 89 et 30 jours calendaires : 50% du forfait de base dû, déduction faite de l’acompte versé
• inférieure à 30 jours calendaires : 75% du forfait de base est dû, déduction faite de l’acompte versé.
Dans tous les cas, 200€ de frais de dossier seront facturés.
Délai de remboursement en cas d’annulation : 60 jours calendaires.
Il est vivement conseillé aux clients de prendre une assurance annulation aurpès de leur compagnie.
12. Modalité de paiement (uniquement pour les séminaires et les groupes)
• à la réservation : 50% (HT pour les séminaires), encaissable à réception
• 7 jours calendaires avant l’arrivée du séminaire ou du groupe : solde
• à l’issue du séminaire ou du séjour de groupe, une facture finale sera émise avec les suppléments éventuels
Toute facture individuelle d’extras non réglée par un des participants concernés sera imputée sur la facture principale du séminaire ou groupe.
12. Modalités de paiement (uniquement pour les mariages)
• à la reservation : un premier acompte de 2500€, encaissable à réception
• 2 mois avant l’évènement : un second acompte de 3000€, encaissable à réception
• 1 semaine avant l’évènement : le solde
Les suppléments éventuels sont à régler le jour du départ (options salle de jeux, magasin à poudre, chauffage de la chapelle, location draps de bain…).
Une caution de 3000€ est demandée à votre arrivée. Elle sera restituée dans un délai de 10 jours après le départ du client si aucun litige n’a été constaté.
En cas de litige (dégradation matérielles constatées et signalées), la caution est encaissée dans l’attente du réglement du litige.
13. Pénalités de retard (uniquement pour les séminires et les groupes)
Le défaut de paiement suivant les modalités ci-dessus entraînera la majoration des sommes dues avec des intérêts de retard égaux à 3 fois le taux d’intérêt légal, ceci à compter de la date d’éligibilité ainsi que des frais forfaitaires de relance de 10€ par facture seront appliqués.
+ indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : 40€
14. Non-respect (uniquement pour les mariages)
En cas de non-respect de ces CGV, l’Établissement se donne le droit d’annuler la réservation et aucun remboursement ne sera effectué. Par ailleurs, l’Établissement peut saisir la Juridiction compétente afin de faire valoir ses droits.
Dans tous les cas, le payeur de la prestation devra avoir pris connaissance des CGV et les avoir signées et approuvées.